Arsip KAN di Kota Payakumbuh Bersiap Menuju Digitalisasi

PAYAKUMBUH – Mengikuti perkembangan teknologi dan era digitalisasi saat sekarang ini, arsip Kerapatan Adat Nagori (KAN) Koto Nan IV akan menuju digitalisasi. Hal ini disampaikan oleh Wakil Walikota Payakumbuh Erwin Yunaz dihadapan pengurus KAN Koto Nan IV, Rabu 2 Januari 2018.

Wakil Walikota Payakumbuh mengatakan digitalisasi arsip KAN ini merupakan langkah awal untuk menyelamatkan dokumen, arsip, foto, dan video yang telah lama. Ia menjelaskan hal ini juga sebagai langkah awal memberikan sejarah kepada anak cucu atau generasi muda ke depannya.

“Digitalisasi arsip KAN ini nantinya akan menjadi dokumen dan data yang dapat disimpan secara digital,” kata Erwin Yunaz didampingi Asisten I Bidang Pemerintahan Yoherman, Ketua Pengurus KAN Koto Nan IV A. K. Dt. Asa Dirajo, dan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Payakumbuh Zulinda Kamal.

Erwin Yunaz menjelaskan adanya arsip digital ini juga bertujuan untuk mengumpulkan baik itu dokumen surat menyurat, foto, dan video dalam bentuk softcopy. Kemudian digitalisasi ini juga sebagai langkah preventif untuk menyelamatkan arsip saat terjadi bencana baik itu banjir, longsor, dan kebakaran.

“Insya Allah, KAN Koto Nan IV akan menjadi pilot project kita bersama dalam upaya digitalisasi arsip yang ada di Kota Payakumbuh, khususnya arsip adat dan budaya kita,” ujarnya.

Sementara itu, Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Payakumbuh Zulinda Kamal mengatakan pengarsipan ini sangat penting. Namun baik itu pemerintah atau masyarakat masih belum serius dalam melakukan pengarsipan baik data, dokumen, foto, dan video.

“Selama ini kita memang sudah melakukan pengarsipan ini. Tapi ke depannya kita akan melakukan pembenahan arsip yanh dimulai dari KAN Koto Nan IV sebagai pilot project. Kalau hardcopy atau arsip ini hilang maka kita akan kehilangan informasi,” kata Zulinda Kamal bersama Kabag Protokol dan Dokumentasi Andri Nawarman serta Kabid Kehumasan Pemko Payakumbuh Irwan Suwandi.

Kadis Perpustakaan dan Kearsipan menjelaskan beberapa hal penting yang dapat diarsipkan adalah sejarah lahirnya KAN, nama pengurus per periode, dan ragam budaya serta suku yang ada di Koto Nan IV. Menurutnya peluang yang diberikan pemerintah melalui Wakil Walikota Payakumbuh untuk mengarsipkan data dan dokumen tersebut.

“Ini juga sebagai langkah kita bersama dalam memberikan informasi kepada generasi penerus. Kemudian nantinya akan dibangun bank data berbasis web dan dimasukkan ke dalam aplikasi,” kata Zulinda Kamal.

Menanggapi hal tersebut, Ketua Pengurus KAN Koto Nan IV A. K. Dt. Asa Dirajo menyambut baik keinginan untuk melakukan digitalisasi arsip terhadap dokumen dan arsip KAN Koto Nan IV.  Sehingga arsip yang ada selama seperti Barih Balobeh, membangun penghulu, ragam suku dan budaya, serta sejarah Koto Nan IV atau sejarah Masjid Tuo Balai Nan Duo, Koto Nan IV.

“Sebenarnya selama ini arsip dan dokumen KAN sudah ada dan sekarang tinggal merapikan serta menambah dokumen atau data yang kurang. Semoga program ini dapat terlaksana dengan lancar sampai tuntas dan tidak patah di tengah jalan,” ujar A.K. Dt. Asa Dirajo. ( Benpi)